ผู้สมัครงาน
เลือกช่องทางติดต่อ
ในยุคที่การทำงานเป็นแบบ การสื่อสารในที่ทำงาน ผ่านช่องทางออนไลน์มากขึ้น การสื่อสารที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง ความเข้าใจผิดในที่ทำงานอาจนำไปสู่ปัญหาที่ซับซ้อนและเสียเวลา ดังนั้น การใช้เทคนิคการสื่อสารที่ถูกต้องจึงเป็นกุญแจสำคัญในการลดความเสี่ยงและสร้างบรรยากาศการทำงานที่เป็นมิตรและมีประสิทธิภาพ มาดูกันว่าจะมีเทคนิคอะไรบ้างที่จะช่วยให้การสื่อสารในที่ทำงานของคนรุ่นใหม่เป็นเรื่องง่ายและสนุกขึ้น!
เป็นวิธีที่ช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทำให้ผู้ฟังเข้าใจได้ง่ายและชัดเจน ลดความเข้าใจผิดหรือความสับสน วิธีนี้เหมาะกับการสื่อสารในที่ทำงาน การประชุม การนำเสนอ หรือแม้แต่ในชีวิตประจำวัน
การใช้ภาษาที่ชัดเจนและตรงประเด็นเป็นสิ่งสำคัญในการสื่อสาร ควรหลีกเลี่ยงการใช้คำศัพท์ที่ยากหรือกำกวม เพื่อป้องกันความเข้าใจผิด
• เลือกใช้คำที่ง่าย เข้าใจได้ทันที ไม่ต้องตีความ
• ระบุประเด็นหลักให้ชัดเจน ไม่ออกนอกเรื่อง
• ไม่ใช้ศัพท์เทคนิคหรือสำนวนที่ยากจนเกินไป ตัวอย่างเช่น แทนที่จะบอกว่า "เราควรเพิ่ม Conversion Rate ของ Landing Page นะครับ" ให้บอกตรงๆ ว่า "เราต้องปรับปรุงหน้าเว็บไซต์ให้ลูกค้าสนใจและซื้อสินค้ามากขึ้น"
คิดภาพในหัวและดลำดับเนื้อหาก่อนพูดจะช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจง่ายขึ้น โดยเฉพาะเรื่องที่มีรายละเอียดเยอะหรือซับซ้อน
• วางโครงสร้างเนื้อหาให้เป็นลำดับขั้นตอน เช่น ข้อ 1, 2, 3
• อธิบายทีละประเด็น ไม่ข้ามไปมาเพราะจะทำให้ผู้ฟังสับสนได้
• สรุปประเด็นสำคัญอีกครั้งตอนจบ
พื้นฐานการฟังอย่างตั้งใจ (Active Listening) เพื่อลดความเข้าใจผิด
การฟังอย่างตั้งใจเป็นทักษะสำคัญที่ช่วยให้เราเข้าใจสิ่งที่อีกฝ่ายต้องการสื่อสารได้อย่างถูกต้อง ลดความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้น เราสามารถพัฒนาทักษะการฟังอย่างตั้งใจได้ด้วยวิธีต่อไปนี้
การฟังอย่างตั้งใจเป็นพื้นฐานสำคัญของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ เมื่อเราฟังอย่างตั้งใจ เราจะสามารถเข้าใจสิ่งที่อีกฝ่ายพูดได้อย่างลึกซึ้งและถูกต้อง ช่วยลดความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้นได้
• พยายามไม่ขัดจังหวะขณะที่อีกฝ่ายกำลังพูด ปล่อยให้เขาพูดจนจบก่อน
• ยืนยันข้อมูลที่ได้รับ โดยการทวนคำพูดของอีกฝ่ายเพื่อให้แน่ใจว่าเราเข้าใจตรงกัน ตัวอย่างเช่น เมื่อเพื่อนร่วมงานกำลังอธิบายปัญหาที่เกิดขึ้นในโปรเจกต์ เราควรฟังอย่างตั้งใจโดยไม่ขัดจังหวะ และเมื่อเขาพูดจบ เราสามารถทวนประเด็นสำคัญที่เขาพูด เพื่อให้แน่ใจว่าเราเข้าใจตรงกัน
หากมีข้อสงสัยหรือไม่เข้าใจในบางประเด็น ควรถามคำถามเพื่อขอความชัดเจนเพิ่มเติม ไม่ควรเดาหรือคาดเดา การถามคำถามเพื่อขอความชัดเจนเพิ่มเติมจึงเป็นสิ่งสำคัญ
• หากมีประเด็นที่ไม่เข้าใจ ควรถามคำถามเพื่อขอคำอธิบายเพิ่มเติม
• ไม่ควรเดาหรือคาดเดาเอาเอง เพราะอาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อหัวหน้ามอบหมายงานให้เรา แต่เรายังไม่เข้าใจวิธีการทำงานบางอย่าง เราควรถามคำถามเพื่อขอคำแนะนำเพิ่มเติม แทนที่จะเดาหรือลองผิดลองถูกเอง ซึ่งอาจทำให้งานผิดพลาดได้
(2).webp)
Nonverbal Communication หรือการสื่อสารที่ไม่ใช่คำพูด มีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในการสื่อสารในที่ทำงาน เพราะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพไม่ได้อยู่ที่คำพูดเพียงอย่างเดียว แต่ยังรวมถึงภาษากาย น้ำเสียง สีหน้า ท่าทาง และบุคลิกภาพของผู้ส่งสารด้วย Nonverbal Communication สามารถสื่อความหมายและอารมณ์ได้ลึกซึ้งกว่าคำพูด ช่วยเสริมความน่าเชื่อถือ สร้างความประทับใจ และเพิ่มพลังในการโน้มน้าวใจผู้ฟัง
การสื่อสารแบบ Verbal หรือการใช้คำพูด และการสื่อสารแบบ Nonverbal หรือการสื่อสารที่ไม่ใช้คำพูด ล้วนมีความสำคัญและส่งผลต่อความเข้าใจในการสื่อสารทั้งคู่ อย่างไรก็ตาม เมื่อเปรียบเทียบกันแล้ว พบว่าการสื่อสารแบบ Nonverbal มักมีอิทธิพลต่อความเข้าใจของผู้รับสารมากกว่าคำพูดถึง 93% เลยทีเดียว ทั้งนี้เพราะการสื่อสารแบบ Nonverbal สามารถสื่ออารมณ์และความรู้สึกได้ชัดเจนกว่าคำพูด แต่อย่างไรก็ตาม การใช้ Nonverbal Communication เพียงอย่างเดียวก็อาจจะไม่เพียงพอ เพื่อให้การสื่อสารนั้นมีประสิทธิภาพอย่างเต็มที่ เราควรนำมันมาใช้ควบคู่ไปกับการสื่อสารด้วยคำพูดที่กระชับ ชัดเจน และตรงประเด็นยิ่งจะทำให้การสื่อสารของเราโดดเด่น น่าสนใจ และเข้าถึงใจผู้ฟังได้
การใช้การสื่อสารหลายรูปแบบ เป็นอีกวิธีหนึ่งที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารที่ทำงาน เพราะการพึ่งพาการสื่อสารเพียงรูปแบบเดียว อาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดพลาดได้ง่าย การผสมผสานการสื่อสารหลายช่องทาง ช่วยให้ข้อมูลชัดเจน ครบถ้วน และเข้าใจตรงกัน ตัวอย่างการสื่อสารหลายรูปแบบ ได้แก่
• การพูดคุยทางโทรศัพท์ เหมาะสำหรับการสื่อสารที่ต้องการความรวดเร็ว ไม่เป็นทางการ และมีการโต้ตอบทันที
• การประชุม เหมาะสำหรับการสื่อสารที่ต้องการความชัดเจน มีรายละเอียดซับซ้อน และต้องการข้อสรุปที่เป็นทางการ
• การส่งอีเมล เหมาะสำหรับการสื่อสารที่ต้องการความเป็นทางการ มีหลักฐานอ้างอิง และสามารถส่งข้อมูลจำนวนมากได้
• การใช้เอกสาร เหมาะสำหรับการสื่อสารที่ต้องการความถูกต้อง ชัดเจน และเป็นหลักฐานอ้างอิงได้ในระยะยาว
สรุปแล้วจึงต้องเลือกใช้การสื่อสารหลายรูปแบบให้เหมาะสมกับสถานการณ์ จะช่วยลดความสับสน สร้างความเข้าใจที่ตรงกัน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันได้เป็นอย่างดี
หลังจากการพูดคุยหรือประชุม ควรสรุปและยืนยันข้อมูลที่ตกลงกันเพื่อให้ทุกฝ่ายเข้าใจตรงกัน เหมือนกับการทำ Meeting Minutes นั่นเอง จดประเด็นสำคัญๆ แล้วส่งให้ทุกคนอ่านทบทวนอีกครั้ง เพื่อให้มั่นใจว่าทุกอย่างชัดเจนตรงกัน
การให้ข้อเสนอแนะแบบสร้างสรรค์ช่วยในการปรับปรุงการสื่อสารในที่ทำงานและลดความเข้าใจผิด เหมือนกับการให้ Feedback ผ่าน Google Form ที่เราสามารถแสดงความเห็นและข้อเสนอแนะได้อย่างตรงไปตรงมา แต่ในเชิงบวกและสร้างสรรค์ เพื่อนำไปสู่การพัฒนาที่ดีขึ้น
การปฏิบัติตามเทคนิคเหล่านี้จะช่วยให้การสื่อสารในที่ทำงานของคนรุ่นใหม่มีประสิทธิภาพและลดโอกาสในการเกิดความเข้าใจผิดได้อย่างมาก ลองนำไปใช้กันดูและสนุกไปกับการทำงานร่วมกันในแบบฉบับของคนทำงานรุ่นใหม่กันเถอะ!
อย่าลืมติดตามเทคนิคและไอเดียดีๆ เพิ่มเติมได้ที่ WWW.JOBBKK.COM
หางานตามสาขาอาชีพ
JOBBKK.COM © สงวนลิขสิทธิ์ All Right Reserved
jobbkk มีเพียงเว็บเดียวเท่านั้น ไม่มีเว็บเครือข่าย โปรดอย่าหลงเชื่อผู้แอบอ้าง และหากผู้ใดแอบอ้าง ไม่ว่าทาง Email, โทรศัพท์, SMS หรือทางใดก็ตาม จะถูกดำเนินคดีตามที่กฎหมายบัญญัติไว้สูงสุด 
