ในบรรดางาน HR ที่กล่าวกันว่าจะสามารถสร้างคุณค่าให้กับพนักงานในองค์กรได้นั้น โดยทั่วไปก็จะพูดถึงงานด้านการฝึกอบรมพัฒนาบุคลากร (Human Resource Development) เสียเป็นด้านหลัก กระทั่งบางที (บางทีจริง ๆ นะ) เราก็ลืมไปว่า เมื่อเราสรรหาพนักงานเข้ามาร่วมงานแล้ว การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ (New Employee Orientation) ก็เป็นอีกเรื่องที่ทีมสรรหาและทีมพัฒนาบุคลากรจะต้องให้ความสำคัญตั้งแต่แรก
เหตุที่กล่าวเช่นนี้ ก็เป็นเพราะอยากให้ HR รวมทั้งหัวหน้างานทั้งหลายมองว่า การปฐมนิเทศพนักงานใหม่นั้น ไม่ใช่เรื่องที่สิ้นเปลืองเวลา หรือทำให้พนักงานใหม่ต้องเสียเวลาในการทำงานไปเปล่า ๆ หรือไม่ควรอย่างยิ่งที่จะมองว่า พนักงานใหม่ที่บางคนมีประสบการณ์มาจากองค์กรอื่นก็โตโตกันแล้ว ต้องรู้จักที่จะปรับตัวปรับตนเองให้ได้ และควรต้องลงมือทำงานได้เลย ซึ่งนั่นอาจจะส่งผลให้เกิดผลเสียมากกว่าผลดีครับ
ผมเข้าใจนะว่า หลายองค์กรมีปัญหาเร่งรีบผลิตงานออกไป ไม่ว่าจะเพราะเหตุคนเก่าลาออก หรืองานงอกใหม่ หรือเหตุเพราะคนเก่าออกไปนาน หาแทนอย่างไรก็ไม่ได้ หรือเพราะเหตุคนเข้า ๆ ออกๆ แบบ Turnover นั้นสูงยิ่งก็ตาม จึงไม่ใคร่อยากให้พนักงานใหม่ต้องเสียเวลาแม้แต่เพียงเล็กน้อยไปกับการเข้าร่วมกิจกรรมปฐมนิเทศ นัยว่าเสียเวลาการทำงานที่ยังคั่งค้างอยู่
แต่การที่คนใหม่เข้ามาอยู่บ้านใหม่ หากเขาไม่รู้ว่าบ้านหลังนี้เป็นอย่างไร เขาจะใช้ชีวิตกันแบบอึดอัดหรือเปล่า ? ดังนั้น โปรดอย่าละความสำคัญของงานปฐมนิเทศพนักงานใหม่ไปนะครับ
เพราะการปรับตัวปรับใจของพนักงานใหม่ จากที่ไร้ประสบการณ์ในองค์กรมาก่อน หรือจากการที่ต้องเปลี่ยนบ้านใหม่มาร่วมงานกับเรานั้นต้องใช้เวลา จึงต้องยอมใช้เวลาเสียหน่อยกับการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ HR ต้องคุยกับเขาเสียหน่อยว่าอะไรและอย่างไรในองค์กรที่เขาควรต้องรู้
แม้จะไม่ไหวที่จะต้องใช้เวลากันยาวนานหลายวัน แต่เอาเป็นว่าเพียงวันหรือสองวัน ประกอบกับการสร้างช่องทางเรียนรู้อื่น เช่น ผ่านทาง Mobile Application ก็ไม่รบกวนเวลาหัวหน้างานมากเกินควรครับ
โจทย์ที่น่าสนใจจึงมีอยู่ว่า...
จะปฐมนิเทศอย่างไรให้พนักงานใหม่เกิดความประทับใจในแบบที่เขาอยากบอกต่อให้คนอื่นๆ มาร่วมงาน ?
Accountemps องค์กรที่ปรึกษาด้านการสรรหาและคัดเลือกบุคลากร เคยเผยผลการสำรวจเกี่ยวกับการทำกิจกรรมปฐมนิเทศพนักงานใหม่ขององค์กรกลุ่มตัวอย่างในประเทศสหรัฐอเมริกาที่เคยทำเมื่อปี 2012 พบว่า ในกลุ่มตัวอย่างนั้นมีองค์กรถึงราว 1/3 ที่ไม่ได้จัดกิจกรรมปฐมนิเทศเพื่อเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่อย่างเป็นทางการ และการมองข้ามการจัดกิจกรรมปฐมนิเทศไป ยังส่งผลเสียในบางประการที่ทำให้พนักงานใหม่รู้สึกว่าไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของทีมและขององค์กร ทั้งที่กลุ่มตัวอย่างสำรวจเองก็ยอมรับว่าจะช่วยให้พนักงานใหม่ได้เรียนรู้และเข้าใจองค์กรในเรื่องต่าง ๆ เช่น เข้าใจคุณค่าและวัฒนธรรมองค์กร เกิดความรู้สึกเชื่อมโยงกับองค์กรที่เข้าร่วมงาน และโอกาสในการปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อมขององค์กร รวมทั้งอาจจะได้รับทราบถึงแนวปฏิบัติ ความคาดหวังในการทำงานทั้งในมิติของพฤติกรรมและผลงาน (Performance) ในบางประการ เช่น แนะนำวิธีการประเมินผลพนักงานไว้เสียตั้งแต่การปฐมนิเทศพนักงานใหม่
ทั้งที่รู้แต่ก็ไม่ทำนี่ล่ะครับ เป็นเรื่องที่น่าสนใจ
และที่น่าสนใจกว่านั้น คือ ผลสำรวจพบว่าราว 2/3 ขององค์กรขนาดเล็กหรือองค์กรที่มีจำนวนพนักงานระหว่าง 20-49 คน ดำเนินกิจกรรมปฐมนิเทศพนักงานใหม่กันอย่างเป็นล่ำเป็นสัน ขณะที่องค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานมากกว่า 1,000 คนกลับมีเพียง 1/2 เท่านั้นที่ทำแบบนี้
Accountemps ยังกล่าวไว้ด้วยว่า หากนัก HR อยากจะบริหารกิจกรรมปฐมนิเทศ โดยมุ่งช่วยให้พนักงานใหม่ปรับตัวเข้ากับงานและองค์กรได้ดีและรวดเร็วขึ้น อาจจะทำตามคำแนะนำ 5 ข้อนี้ ซึ่งผมขอเสริมมุมมองบางประการให้ท่านได้นำไปทดลองใช้ เพื่อให้การปฐมนิเทศสร้างความประทับใจให้กับพนักงานใหม่จนต้องบอกต่อ ดังนี้ครับ
1.เทคแคร์พนักงานใหม่ให้น่าประทับใจ
หลายองค์กร เมื่อพนักงานใหม่เข้ามาก็ให้รอที่ห้องกรอกใบสมัคร หรือที่นั่งอื่นใดเพื่อรอปฐมนิเทศ ประหนึ่งว่าเขาเป็นผู้สมัครงาน (ลืมไปว่าพนักงานใหม่นี้เป็นพนักงานขององค์กรโดยสมบูรณ์แล้ว จึงไม่วายทำกับพนักงานใหม่เหมือนกับคนมาสมัครงาน) ซึ่งเป็นการต้อนรับที่ไม่อบอุ่นเอาเสียเลย เพราะ HR บางท่านก็แอบคิดว่า ตราบเท่าที่ยังไม่ถึงเวลาเข้าห้องปฐมนิเทศที่จัดไว้ ก็ยังไม่มีอะไรที่ต้องไปคุยกับพนักงานใหม่เหล่านี้
ผิดกับบางองค์กรที่ปลูกฝังเรื่องการสร้างความประทับใจให้น้องใหม่อย่างอบอุ่น ด้วยการที่พี่คนเก่านำดอกไม้มาให้น้องใหม่ทุกคนที่ก้าวเท้าเข้ามาในสำนักงาน เพื่อเป็นการต้อนรับ พร้อมรอยยิ้มซึ่งเป็นการทักทายที่ดึงดูดและแสดงออกอย่างชัดแจ้งให้น้องใหม่เห็นว่าองค์กรภาคภูมิใจที่ได้พวกเขามาร่วมงาน การเทคแคร์ “คนใหม่เหมือนกัน” ของสององค์กรที่ยกตัวอย่างมาเทียบนี้ ช่างแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง ท่านว่าไหมครับ ?
2. กำหนดมาตรฐานของการต้อนรับน้องใหม่
องค์กรน่าจะได้ปลูกฝังและสื่อสารให้ตรงกันว่า การต้อนรับพนักงานใหม่ที่เราอุตสาหะเลือกเข้ามาร่วมงานด้วยนั้น เป็นเรื่องที่พนักงานทุกคนต้องช่วยกันดูแล ไม่ใช่เป็นหน้าที่ของ HR หรือหน้าที่ของหน่วยงานต้นสังกัดเพียงลำพัง อย่างน้อยที่สุดมาตรฐานของการพูดคุยกับคนใหม่หรือคนที่อาจจะไม่เคยเห็นหน้ามาก่อนก็ควรจะเป็นการกล่าวทักทายง่าย ๆ การสอบถามว่าสังกัดหน่วยงานใด และช่วยให้พนักงานใหม่และคนเก่ามีความเป็นมิตรต่อกัน ผมยังเห็นว่า HR น่าจะต้องกำหนดให้ชัดว่า จะแนะนำพนักงานที่จะมาเริ่มงานใหม่ช่วงใด เช่น ก่อนหน้ามาเริ่มงานจริง 7 วันและหนึ่งวันก่อนวันปฐมนิเทศ เพื่อให้คนทำงานแผนกต่าง ๆ ได้ทราบและเตรียมการต้อนรับพนักงานใหม่แบบไม่งงว่านี่ใครหรา !!! โดยอาจจะส่งอีเมล์ภายในแนะนำพร้อมแนบรูปถ่ายและชื่อของพนักงานใหม่ เพื่อให้พนักงานเก่าคุ้นหน้า เวลาเจอจะได้ไม่เหวอ และหากจะทำให้น่าสนใจขึ้นด้วยการทำ artwork ก็ไม่เสียหายอะไรครับ
3.พยายามลดความตึงเครียดหรือความประหม่าของพนักงานใหม่
การเข้าไปทำงานกับองค์กรใหม่ที่ไม่คุ้นเคย เป็นเรื่องที่ต้องปรับตัวและปรับใจ กิจกรรมปฐมนิเทศนี้ จะช่วยให้คำตอบอะไรหลายอย่างกับพนักงานใหม่ที่อยากรู้อยากเห็นในสิ่งที่กังวลใจหลายเรื่อง Accounttemps แนะนำว่า ในช่วงพนักงานใหม่ทดลองงาน HR ควรหาโอกาสกินข้าวเที่ยงร่วมกับพนักงานใหม่สักเดือนละครั้ง ซึ่งจะส่งผลให้พนักงานเหล่านี้อบอุ่นใจและกล้าพูดคุยปัญหาหลายเรื่องในหน่วยงานที่เขาอาจจะกำลังประสบอยู่ หรือในช่วงสัปดาห์แรก ๆ ของการทำงาน HR ควรมีบทบาทในการพาพนักงานใหม่ไปพบกับพนักงานเก่าทั้งหลายที่เขาต้องติดต่อประสานงานภายในขอบเขตหน้าที่รับผิดชอบของเขา พร้อมกับคอยสังเกตอยู่ใกล้ชิดว่า น้องใหม่เหล่านี้ต้องการความช่วยเหลือ คำแนะนำอะไรบ้างหรือไม่ อันเป็นบทบาทที่ HR ควรทำเสริมหัวหน้างาน
เรื่องนี้น่าสนใจครับ !
4.จัดทัวร์เพื่อพบปะพูดคุย
เพื่อให้พนักงานใหม่ทราบโอกาสความก้าวหน้า นอกเหนือจากที่ HR และหัวหน้างานทั้งหลาย ควรช่วยกันฉายภาพด้วยการเล่าให้พนักงานใหม่ฟังว่า เขาจะถูกคาดหวังทั้งในแง่ผลงานและพฤติกรรมการทำงานจากองค์กรอย่างไรบ้างแล้ว ควรอย่างยิ่งที่จะขยายภาพให้พนักงานใหม่เห็นถึงนโยบายของการสร้างความเติบโตในหน้าที่การงานขององค์กร การเรียนรู้ในงานและบทบาทของผู้มีส่วนเกี่ยวข้องที่จะช่วยสร้างทักษะประสบการณ์ทำงานที่เพียงพอ และการันตีว่าพนักงานใหม่จะได้รับการสนับสนุนเพื่อสร้างผลงานที่ดีได้ (ไม่ใช่ปล่อยให้ทำงานตามมีตามเกิด)
5.มีพี่เลี้ยงตามประกบ
หลายองค์กรชั้นนำในประเทศไทย มีการจัดให้มีพี่เลี้ยง (mentors) เพื่อคอยให้คำแนะนำทั้งเรื่องการใช้ชีวิตในองค์กรและสนับสนุนบทบาทของหัวหน้างานให้กับพนักงานใหม่ ในเรื่องการสอนงาน (shorten learning curve) ซี่งอาจจะเป็นรุ่นพี่ในหน่วยงานเดียวกันหรือต่างหน่วยงาน (เพื่อคละประสบการณ์และสร้าง connection ระหว่างหน่วยงานในอนาคต)
ทดลองนำไปปรับใช้กับองค์กรของท่านดูนะครับ
รวมเรื่องราวน่ารู้ในงาน HR จากวิทยากรและที่ปรึกษาด้านการพัฒนาบุคลากร ผู้ผ่านประสบการณ์งานบริหาร HR จากองค์กรในโรงงานอุตสาหกรรมและธุรกิจบริการ
สอบถามข้อมูลด้าน HR หรือแลกเปลี่ยนมุมมองได้ที่ 0-2514-7472 กด 6
หรือ E-mail : hrbuddy@jobbkk.com (ไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ ทั้งสิ้น)
Credit : อ.ชัชวาล อรวงศ์ศุภทัต (Professional Training & Consultancy)
หางานตามสาขาอาชีพ
JOBBKK.COM © สงวนลิขสิทธิ์ All Right Reserved
jobbkk มีเพียงเว็บเดียวเท่านั้น ไม่มีเว็บเครือข่าย โปรดอย่าหลงเชื่อผู้แอบอ้าง และหากผู้ใดแอบอ้าง ไม่ว่าทาง Email, โทรศัพท์, SMS หรือทางใดก็ตาม จะถูกดำเนินคดีตามที่กฎหมายบัญญัติไว้สูงสุด 
